Fatturazione elettronica: tutto quello che avreste voluto chiedere…

Fatturazione elettronica: tutto quello che avreste voluto chiedere…

di Laura Magna

Spauracchio fatturazione elettronica. Da meno di un mese è diventato obbligatorio per il 56% delle partite IVA italiane dematerializzare i propri documenti di pagamento: circa 2,8 milioni di imprese e professionisti, da cui sono esclusi medici, farmacisti, società sportive dilettantistiche e partite IVA soggette al regime dei minimi o forfettario la cui soglia è stata elevata a 65 mila euro. Ma c’è davvero da aver paura?

No, piuttosto è necessario conoscere il tema per affrontare al meglio il cambiamento e apprezzarne tutti i vantaggi. Il primo è che si tratta di “una misura che farà dell’Italia il Paese con la normativa più avanzata d’Europa, l’unico in cui sarà obbligatoria sia la fatturazione elettronica verso la PA sia quelle B2b e B2c”, secondo il Politecnico di Milano che realizza un Osservatorio su Fatturazione Elettronica & eCommerce B2b, in cui misura, dati alla mano, i benefici di cui abbiamo accennato. Benefici che “variano sulla base del grado di digitalizzazione del ciclo dell’ordine.

Le imprese che adottano la fatturazione elettronica non strutturata razionalizzano spazi e processi di ricerca e trasmissione dei documenti con un risparmio compreso fra 2 e 4 euro a fattura, potendo recuperare l’investimento iniziale nell’arco di due anni. Il risparmio sale fra i 5 e i 9 euro a fattura in caso di fatturazione elettronica strutturata, a cui si aggiunge il contenimento dei costi di manodopera e il possibile incremento della produttività, con rientro dall’investimento in meno di un anno. La digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine invece garantisce un ulteriore aumento di produttività del personale e una riduzione dei costi per singola fattura fra 25 e 65 euro”.

Fatturazione elettronica: tutto quello che avreste voluto chiedere…

L’e-fattura: cos’è

Ma andiamo con ordine e proviamo a capire cosa è e come funziona la fatturazione elettronica, con l’aiuto di due commercialiste super esperte, Pamela Ciarcià e Camilla Valoti dello studio internazionale Roedl & Partner a capirne di più. Dicono a MybusinessLab Ciarcià e Valoti

La Legge di Bilancio (Legge n. 205 del 27 Dicembre 2017) ha previsto, dal primo Gennaio 2019, l'obbligo di fatturazione elettronica per tutte le operazioni effettuate tra soggetti IVA stabiliti e residenti in Italia. L'obbligo di fatturazione elettronica riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia e vale anche per le fatture verso i consumatori finali. La Legge di Bilancio prevede che le stesse, qualora indirizzate a consumatori finali, siano messe a loro disposizione sia mediante i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (in formato elettronico), sia direttamente dal soggetto emittente (in formato cartaceo o analogico).

Come funziona la fatturazione elettronica

Il processo di fatturazione elettronica deve rispettare gli standard definiti dall’Agenzia delle Entrate e prevede semplici passaggi, che le consulenti elencano:

innanzitutto è necessario “costruire” la fattura in un file in formato XML; successivamente si deve trasmettere tramite Sdl, il Sistema di Interscambio, un luogo “virtuale” che l’Agenzia delle Entrate ha strutturato allo scopo e infine le fatture vanno conservate, digitalmente, nello stesso luogo”.

Fatturazione elettronica: tutto quello che avreste voluto chiedere…

Le fatture elettroniche possono essere generate con gli strumenti resi disponibili gratuitamente dall’Agenzia (tra i quali: un software da installare sul PC, una procedura web, un’app dedicata e un QR-code) o tramite software disponibili sul mercato.

La trasmissione può avvenire via PEC o utilizzando le procedure web e/o l’app dell’Agenzia o, con preventivo accreditamento a Sdl, tramite un sistema di cooperazione applicativa su rete internet (SdlCoop) o un sistema di trasmissione dei dati tra terminali remoti (SdlFtp). Per quanto riguarda la ricezione delle fatture, gli operatori economici potranno scegliere tra la ricezione via PEC o per mezzo dei Sistemi SdlCoop e SdiFtp, ma in entrambi i casi non potranno prescindere dalla collaborazione con i provider di software (se escludiamo la sezione dedicate dell’Agenzia) per acquisire l'originale della fattura in formato XML e tradurla in un file che sia leggibile e al contempo utilizzabile,

spiegano le consulenti di Roedl e Partner. E proprio su questo aspetto dell’invio gli operatori avrebbero riscontrato problemi capaci di interrompere l’operatività fin dal primo giorno dell’anno. Problemi denunciati dal Codacons ma smentiti dall’Agenzia delle Entrate che dichiarava di aver registrato la transizione di un milione e mezzo di fatture “senza che il partner tecnologico Sogei avesse rilevato alcun malfunzionamento”. La verità, probabilmente, sta nel mezzo. Certo è che un sistema nuovo ha bisogno di un rodaggio e la burocrazia italiana non è nota per essere particolarmente snella. E per fare un bilancio sarà necessario attendere almeno un trimestre. Ma torniamo alla procedura:

Anche sul fronte della conservazione elettronica l'Agenzia ha messo a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione delle fatture in formato XML, previa adesione ad un accordo di servizio, disponibile nell'area web riservata di ciascun operatore sul sito dell'Agenzia

concludono le esperte.

Fatturazione elettronica: tutto quello che avreste voluto chiedere…

La ratio dell’obbligo di fatturazione elettronica

Dunque, qual è la ratio che sta dietro alla fatturazione elettronica? Lo scopo è quello di combattere l'evasione fiscale in materia IVA, un fenomeno che in base alle statistiche dell'Unione Europea colpisce in particolar modo l'Italia. La fatturazione elettronica obbligatoria dovrebbe consentire risparmi d'imposta che a regime saranno di poco superiori ai 2 miliardi di euro, secondo i calcoli dello studio Roedl & Partner.

La spina nel fianco del carburante

Uno degli aspetti maggiormente sottovalutati, nella migrazione alla fatturazione elettronica, è il tema delle spese di carburante. Dal 1 luglio 2018 è infatti entrata in vigore una nuova normativa che impone, per scaricare il costo e detrarre l’IVA del carburante, un pagamento tracciato per i rifornimenti. In aggiunta a questa, dal 1 gennaio 2019 tutti i benzinai, per ogni acquisto, dovranno emettere fattura elettronica nei confronti dell’azienda o del professionista, che dovranno poi a loro volta riconciliare i diversi documenti per la rendicontazione finale mensile. Si tratta di uno degli aspetti più controversi del nuovo sistema.

Le soluzioni di gestione

Ovviamente per risolvere i problemi delle aziende e rendere la gestione automatica si sta sviluppando sul mercato un’offerta di servizi ad hoc. Per quanto riguarda il carburante, esistono, per esempio le schede verticali. Un esempio è quella di Soldo, società nata nel 2015 che opera tra Londra e Milano: “Soldo Drive è una soluzione ad hoc, verticale, universale, attivabile on line, che consente di gestire tutto il processo in modo automatico generando un unico report mensile e garantendo, al singolo professionista così come alle aziende, una estrema semplicità nella contabilizzazione ed il totale controllo anche di questa attività: un grande vantaggio, anche per la gestione di flotte aziendali, di cui ancora continua a non esserci sufficiente consapevolezza", spiega Giuseppe Di Marco, Country Manager di Soldo in Italia.

Anche per la gestione delle fatture elettroniche tout court ci sono diversi servizi. Una soluzione completa e consolidata, già scelta da un portfolio di 350 aziende medio grandi e 14mila micro realtà, la offre Indicom, gruppo nato nel 2001 e specializzato in servizi di Gestione Documentale Integrata e Business Process Outsourcing.

Per focalizzarsi maggiormente sui servizi di dematerializzazione, la società nel 2014 ha fondato Indicom eDocument Care, Conservatore Accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale e azienda certificata ISO/IEC 27001:2014 e ISO 9001:2008. Ad oggi, Indicom offre servizi su misura sui temi della fatturazione elettronica e conservazione digitale a norma in grado di rispondere alle specifiche esigenze dei grandi player del mercato. Per completare l’offerta, infine, Indicom ha realizzato Fattura Facile portale online dedicato alla fatturazione elettronica. Su Fattura Facile è possibile acquistare pacchetti di fatture a crediti, a seconda delle esigenze di piccole-medie imprese e studi commercialisti.

Un’alternativa è quella offerta da Digithera, società modenese che ha nel Core Business la dematerializzazione di documenti e processi fiscali legati al ciclo passivo ovvero Ordine-DDT-Fattura. Digithera, in sostanza, permette ai propri clienti di “disinnescare” la fatturazione elettronica continuando a gestire le fatture come hanno sempre fatto, ovvero inviando PDF o Carta e ricevendo PDF, pur rispettando l’intero ciclo attraverso SDI gestito integralmente dalla società.

Simile il servizio di Fattureincloud.it, una startup fondata con l’obiettivo di consentire la gestione della contabilità di Pmi e professioni interamente su una piattaforma dedicata. La stessa su cui transiteranno ora gli invoice elettronici.

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